Importante evento da organizzare e allestire in vista? Il mondo dell’allestimento per eventi ha delle regole ben precise da seguire, ma non temere: ecco alcuni utili consigli da appuntarsi per evitare di commettere errori grossolani e spiacevoli.
Iniziamo con un quadro generale della situazione, per costruire delle basi solide.
Le basi di un buon allestimento per eventi
Questi 3 punti potranno aiutarti a schiarire le idee e indirizzare al meglio le tue energie nell’organizzazione dell’evento:
- Di che evento si tratta?
- Quante persone saranno presenti?
- Che necessità hanno gli ospiti?
Il primo e più importante fattore da tenere in considerazione è senza dubbio la specificità dell’evento. Si tratta di un convegno medico o di un seminario? Di una premiazione o di una tavola rotonda? Avrà un tono estremamente formale e professionale o ci sarà spazio per informalità e leggerezza? Rispondere a queste domande ti permetterà di stabilire una to do list più accurata e contestuale.
Passiamo alle persone. Quante saranno? Saranno presenti ospiti particolari o notevoli? Quali sono le necessità degli ospiti (cibo e bevande, materiale tecnico o di cancelleria, spazi d’incontro o relax, e via dicendo). Chi lavora nel settore dell’allestimento sa bene che la componente umana è quella più importante e rilevante: soddisfare i presenti significa aver fatto un lavoro di qualità.
Entriamo ora nello specifico e capiamo come allestire al meglio una location per un evento.
La personalizzazione
Rendere riconoscibile la location dell’evento è fondamentale, soprattutto se l’evento in questione è stato organizzato da un nome preciso, di un brand, di un marchio, di un ente o di un’associazione. È importante che i partecipanti possano apprezzare fin da subito loghi, colori, font e immagini riconducibili a chi sta organizzando l’evento. Si può ottenere questo risultato tramite l’uso di:
- Bandiere e stendardi
- Locandine e adesivi
- Striscioni
- Roll-up e totem
- Gadget personalizzati
La reception
Garantire ai partecipanti un’accoglienza professionale e piacevole può davvero fare la differenza. Il livello di complessità, struttura e allestimento della reception è una conseguenza del tipo di evento previsto e, soprattutto, del numero di partecipanti.
Un buon servizio di accoglienza, collocato nei punti focali dell’evento e ovviamente all’ingresso, permette ai partecipanti di ottenere con velocità, efficacia e completezza tutte le informazioni necessarie e, se previsto dall’evento, di ricevere tutti i materiali utili, come:
- Badge
- Cartelle con documenti
- Eventuali omaggi e gadget
Per i relatori e gli ospiti di rilievo è buona cosa prevedere un sevizio di accoglienza ad hoc, separato da quello del pubblico.
Le attrezzature tecniche e di cancelleria
Chi si occupa di allestimento sa che la buona riuscita di un evento dipende dalla capacità dell’organizzazione di fornire agli ospiti e al pubblico tutta la strumentazione necessaria. E quando parliamo di strumentazione, intendiamo:
- Computer
- Videoproiettori
- Schermi
- Microfoni
- Impianto di amplificazione
- Wifi
- Chiavette USB (se necessarie)
- Penne e matite
- Block notes, fogli, cartellette
Insomma, tutto il necessario per consentire ai presentatori e agli ospiti di gestire al meglio l’evento e per permettere al pubblico di godersi l’esperienza.
Se si tratta di un evento particolarmente innovativo o creativo, è buona cosa definire per tempo ogni necessità e richiesta, nel caso dovesse esserci bisogno di noleggiare o acquistare strumentazioni specifiche.
I servizi per il pubblico
Come abbiamo già detto, tenere conto della componente umana è fondamentale. Ospiti e pubblico (ma non solo! Non dimentichiamoci dello staff) hanno necessità umane da rispettare e prevedere. Snack e bevande dovrebbero essere d’obbligo, se non si ha la possibilità di garantire un servizio di cucina o catering ad hoc. Nel caso fosse presente un buffet, è buona cosa fare attenzione alla presenza di eventuali allergeni e, se possibile, prevedere delle alternative vegetariane o vegane.
Rimanendo sul tema, è importante non dimenticarsi l’importanza dei cestini, dei tovaglioli, di eventuali posate e bicchieri.
Obbligatorio è anche sincerarsi della presenza, della pulizia e del corretto funzionamento dei servizi igienici, ponendo attenzione anche all’eventuale presenza di persone con disabilità.
Sempre sul tema disabilità, ricordiamoci di rendere la location il più inclusiva e accessibile possibile, per permettere a tutti di partecipare senza spiacevoli inconvenienti.
L’allestimento per eventi è un’arte
Questi suggerimenti dovrebbero averti dato qualche idea utile per l’allestimento del tuo prossimo evento. Allestire e organizzare eventi è quasi un’arte: ci vuole professionalità, competenza ed esperienza! Quando si ha a che fare con le aspettative di tante persone, il rischio di fare un flop è altissimo: per questo rivolgersi a dei professionisti del settore è sempre la scelta giusta.